Come metterlo in sicurezza senza rallentare l’operatività
Ogni giorno entrano in azienda persone che non ne fanno parte: manutentori, fornitori, consulenti, corrieri, visitatori. Sono figure indispensabili per il business, ma rappresentano anche una delle superfici di attacco più sottovalutate della sicurezza fisica.
Identità non verificate, permessi troppo ampi, attività senza permit-to-work o tracciabilità carente sono tra le cause più frequenti di incidenti, violazioni e contenziosi.
La vera sfida è alzare il livello di protezione senza rallentare la produttività. Si può fare, se l’accesso delle terze parti viene gestito come un processo end-to-end, non come un semplice punto d’ingresso.
Perché il varco “terze parti” è davvero critico
Quando una persona esterna accede, porta con sé tre variabili delicate: identità, scopo, tempo. Chi è? Cosa deve fare? Per quanto e dove può muoversi? Se anche una sola risposta è vaga, l’azienda si espone a rischi operativi, legali e reputazionali.
Badge temporanei mai disattivati, subappalti non autorizzati o accessi concessi a interi edifici quando bastava un’area sono errori comuni che compromettono sicurezza e continuità operativa.
Come superare il paradosso “produttività vs sicurezza”
Procedure più rigorose non devono significare più lentezza. La chiave è spostare la complessità prima del varco, con processi chiari di pre-registrazione e qualificazione dei fornitori, e semplificare l’ingresso con controlli rapidi e già “pre-compilati”. In altre parole: più preparazione prima, meno attriti durante.
Un modello operativo efficace in sei fasi
Per gestire in modo efficace l’accesso di terze parti, le organizzazioni più strutturate adottano un processo completo e tracciabile che copre l’intero ciclo di vita dell’intervento: dall’autorizzazione iniziale alla chiusura lavori. Il principio guida è semplice: prevenire a monte, controllare in tempo reale, certificare a valle.
1. Pre-vetting e onboarding del fornitore
Prima ancora che il fornitore o l’appaltatore arrivi sul sito, è essenziale qualificarne l’idoneità tecnico-professionale e quella delle persone coinvolte. In questa fase vengono verificati:
- requisiti aziendali e certificazioni (DURC, visure, ISO, iscrizioni albo);
- competenze operative (lavori in quota, lavori elettrici, ambienti confinati);
- documentazione contrattuale e NDA;
- adesione ai codici etici e di condotta aziendali.
Il risultato è un dossier digitale del fornitore che evita imprevisti all’ultimo minuto e semplifica ogni accesso futuro.
2. Pre-registrazione e prenotazione dello slot
Ogni accesso deve avere una finalità chiara e tracciabile. La pre-registrazione consente di inserire anticipatamente:
- data e orario della visita,
- durata prevista,
- aree di lavoro,
- scopo dell’attività,
- nominativi dei partecipanti.
Il sistema (anche digitale) genera un QR code di invito e invia automaticamente informative privacy, istruzioni di accesso e briefing di sicurezza personalizzato. Questo riduce code e colli di bottiglia al varco e migliora la conformità normativa.
3. Accoglienza “fast lane” al varco
All’ingresso, la fase di check-in deve essere rapida ma rigorosa. L’operatore verifica documento e QR, rilascia un badge temporaneo a scadenza automatica e fornisce un micro-briefing di sicurezza (via tablet, totem o video di 90 secondi) con le regole essenziali del sito. Se richiesto, vengono consegnati DPI o effettuate verifiche sull’equipaggiamento.
Il risultato è un’accoglienza snella, coerente e tracciata, con tempi medi di check-in ridotti fino al 50%.
4. Permit-to-work digitale e regole di movimento
Per le attività tecniche o a rischio (manutenzioni elettriche, lavori a caldo, in quota o in aree ATEX), è indispensabile attivare un permit-to-work. Il documento definisce:
- descrizione del lavoro e delle misure di sicurezza,
- delimitazione dell’area operativa,
- orari autorizzati,
- persone coinvolte e loro ruoli,
- contatti di emergenza.
La firma digitale del permit da parte del supervisore interno e dell’appaltatore crea una catena di responsabilità chiara e impedisce l’avvio dei lavori se mancano autorizzazioni o DPI. Il badge stesso viene vincolato alle aree e agli orari previsti, eliminando abusi e accessi non pertinenti.
5. Monitoraggio e tracciabilità durante l’intervento
Durante i lavori, ogni accesso, spostamento o apertura di varco viene sincronizzato con i sistemi di videosorveglianza e controllo accessi, creando un audit trail completo. Gli allarmi (porta forzata, movimento fuori area, permanenza prolungata) vengono notificati in tempo reale al Security Operation Center o al referente interno.
Questa fase garantisce visibilità costante e prova oggettiva in caso di contestazioni, incidenti o audit HSE.
6. Chiusura lavori e offboarding
A fine attività, la sicurezza si completa con una procedura di uscita strutturata:
- verifica checklist di ripristino (aree pulite, attrezzature rimosse, sistemi riportati in sicurezza);
- ritiro badge e chiavi;
- chiusura permit e caricamento report dell’appaltatore;
- disattivazione automatica di credenziali e permessi residui.
Un processo ordinato di offboarding riduce i rischi post-intervento (badge dimenticati attivi, aree lasciate in stato non conforme) e consolida la tracciabilità probatoria.
In sintesi
Un modello come questo consente di passare da una logica “reattiva” a una gestione proattiva del rischio operativo. Il risultato è duplice:
- sicurezza più alta, grazie al controllo continuo e all’eliminazione di accessi non autorizzati;
- efficienza maggiore, perché la complessità viene gestita prima dell’arrivo al varco, non durante.
Come evitare colli di bottiglia
Tre accorgimenti fanno la differenza:
- Automazione prima del varco: pre-registrazione, documenti digitali, briefing online.
- Corsie segmentate: fast lane per fornitori qualificati e lane assistita per nuovi ingressi.
- Finestre operative intelligenti: lavori pianificati in slot di minor impatto e coordinamento unico tra HSE, Security e Facility.
Integrazione tra Security, HSE, Compliance e IT
La gestione delle terze parti funziona solo con una visione integrata:
- HSE: permit-to-work, briefing, LOTO.
- Compliance/Legal: privacy, tempi di conservazione, informative.
- Procurement: idoneità e gestione subappalti.
- IT/OT: controllo accessi, VMS, ticketing, SOC.
Tre scenari ricorrenti
- Manutenzione urgente: un tecnico non registrato causa un blocco produttivo. → Una procedura d’urgenza con permit rapido e notifiche ai responsabili evita il fermo linea.
- Subappaltatore non autorizzato: entra in aree sensibili con pass generico. → La pre-registrazione obbligatoria e badge vincolati impediscono accessi non approvati.
- Accesso non accompagnato in area critica: un fornitore causa danni non intenzionali. → Le regole “two-person” e l’obbligo di escort prevengono incidenti e responsabilità.
KPI che contano
Più che il numero di ingressi, servono indicatori di qualità:
- tempo medio di check-in,
- percentuale di appaltatori qualificati,
- badge non riconsegnati ma auto-revocati,
- incidenti/near-miss per categoria,
- allarmi fuori area risolti entro SLA,
- qualità del trail probatorio (log + video + permit).
Conclusione
Il varco delle terze parti è il punto più esposto ma anche quello dove si ottiene il miglior ritorno tra sforzo e beneficio.Gestire l’accesso come un processo, vincolare aree e tempi, tracciare ogni attività e chiudere correttamente i lavori significa più sicurezza e meno frizioni operative.Una governance chiara, sostenuta da tecnologia e procedure coordinate, è la chiave per rendere la sicurezza un vero acceleratore del business.
